Zasady przetwarzania danych osobowych Gości HOTELU VISTULA***

1. Administrator danych osobowych

Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Kolejowy Klub Wodny 1929 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Księcia Józefa 24a, 30-206 Kraków, KRS: 0000323445, NIP: 6772322853, zwana dalej „Hotelem”, adres e-mail: marketing@hotelvistula.pl

2. Skąd mamy Pani/Pana dane osobowe

Pana/Pani dane osobowe pozyskaliśmy w drodze kontaktu telefonicznego, mailowego, podczas meldowania w hotelu, dokonywania rezerwacji, świadczenia usług związanych z działalnością hotelarską, np. udostępniania niestrzeżonego parkingu, przyjmowania przedmiotów do depozytu. Pana/Pani dane osobowe uzyskujemy również od podmiotów, z którymi współpracujemy,
w przypadku, kiedy dokonuje Pan/Pani rezerwacji za pośrednictwem portali oferujących taką usługę.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Hotel informuje, że przetwarza Pana/Pani dane osobowe w celu świadczenia usług związanych z jego działalnością. Przetwarzanie to odbywa się na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), nazywanego w skrócie RODO, a także innych przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych.

Pana/Pani dane osobowe przetwarzamy w celu:

• dokonania rezerwacji, wyceny usługi,
• świadczenia usług hotelarskich,
• wykonania umowy dotyczącej usługi dodatkowej związanej z profilem działalności Hotelu, np. korzystania z niestrzeżonego parkingu hotelowego, oddania przedmiotów do depozytu, skorzystania z usług gastronomicznych oferowanych przez restaurację,
• w celu realizacji płatności za usługi oraz jej rozliczenia,
• w celu rozpatrzenia ewentualnych reklamacji,
• w celu kontaktu z Panem/Panią w związku z koniecznością wykonania umowy

Pana/Pani dane osobowe zebrane w powyższych celach przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, którą stanowi konieczność wykonania umowy lub podjęcia czynności przed zawarciem umowy.

Dane dzieci takie jak wiek zbierane są wyłącznie od ich rodziców lub opiekunów prawnych w celu ustalenia ich wieku i przysługujących im zniżek, oraz w celach statystycznych (obowiązek GUS) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Hotelu jest wówczas świadczenie usług dostosowanych do potrzeb Gości.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy także w celu:

• wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa np. prawa podatkowe lub ustawy o rachunkowości,
• wypełnienia obowiązku statystycznego do GUS.
• Wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, m. in. w celu dokumentowania sytuacji, w których Pan/Pani korzystają ze swoich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Hotel.

W takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Hotelu z obowiązków wynikających z prawa;

Hotel przetwarza także Pana/Pani dane osobowe w celu:

• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• prowadzenia korespondencji z Panem/Panią,
• archiwizacji danych, aby móc zrealizować zasadę rozliczalności i spełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa,
• marketingu bezpośredniego usług własnych,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Hotel realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Hotelu jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich, archiwizacja dokumentów, marketing produktów własnych);

Pana/Pani dane osobowe, o ile wyraził Pan/Pani na to zgodę, Hotel przetwarza w celu:

• przesyłania na udostępniony adres e-mail informacji handlowych,
• umieszczenia w prowadzonej księdze gości

Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli na podstawie zgody.

Hotel przetwarza także dane osobowe zgromadzone za pośrednictwem monitoringu wizyjnego w celu przestrzegania porządku, ochrony mienia, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wykrywania przestępstw na terenie siedziby Hotelu. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Hotelu (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu ochrony mienia, bezpieczeństwa, wykrywaniu przestępstw.

4. Odbiorcy danych osobowych

Hotel korzysta z pomocy innych podmiotów. Z tego powodu Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane tym podmiotom w przypadku zaistnienia takiej konieczności, ale tylko kiedy jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych. Podmiotami tymi są m. in. firma prawnicza, firma hostingowa, banki, firmy realizujące płatności, firmy IT, firmy serwisujące sprzęt, firmy dostarczające serwery pocztowe, firmy ubezpieczeniowe.

W przypadku wpisania się przez Pana/Panią do Księgi Gości, Pana/Pani dane osobowe mogą zostać przekazane innym osobom, które również dokonują wpisu.

Hotel może przekazać także Państwa dane osobowe innym podmiotom, jeżeli będzie to wynikało z ciążącego na nim obowiązku.

5. Okres przetwarzania danych osobowych

Hotel przetwarza Pana/Pani dane osobowe:

• kiedy podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy – przez okres trwania umowy,
  a następnie maksymalnie do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• zebrane przy wycenie usługi, jednak gdy nie doszło do zawarcia umowy – maksymalnie przez okres 6 miesięcy,
• w przypadku ciążącego na Hotelu obowiązku prawnego – aż do momentu jego realizacji,
• podane na podstawie zgody – aż do momentu jej wycofania,
• Dane gromadzone za pośrednictwem monitoringu wizyjnego są przetwarzane przez okres 14 dni, chyba że jego wydłużenie nastąpi na podstawie stosownych przepisów prawa lub w celu ochrony praw Administratora lub osób trzecich.
• Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Hotelu – aż do momentu jego realizacji bądź do zgłoszenia przez Pana/Panią sprzeciwu, a następnie maksymalnie do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,

Okres przetwarzania danych osobowych może zostać przedłużony maksymalnie na czas potrzebny do dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami.

Po upływie okresu przetwarzania Pana/Pani danych osobowych zostaną one usunięte lub zanonimizowane.

6. Wymóg podania danych osobowych

Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Jednak Hotel informuje, że podanie danych osobowych określonych w formularzach lub umowach jako obowiązkowe, np. w karcie meldunkowej, oświadczeniu wypożyczającego, jest niezbędne do skorzystania przez Pana/Panią z usług oferowanych przez hotel.

Hotel może żądać od Pana/Panią podania danych osobowych, kiedy jest to niezbędne do wykonania ciążących na nich obowiązków.

W przypadku żądania przez Pana/Panią wystawienia faktury VAT, niezbędne jest podanie przez Państwa danych osobowych koniecznych do jej wystawienia. Bez ich podania, Hotel nie jest w stanie wystawić jej w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

W przypadku, kiedy podstawą przetwarzania jest Pani/Pana zgoda, podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak ich niepodanie wiąże się z niemożliwością wykonania dla Pani/Pana niektórych usług, np. przesyłania informacji handlowych.

Podanie danych osobowych podczas wpisu do Księgi Gości jest dobrowolne.

Aby umożliwić Hotelowi możliwość skontaktowania się z Panem/Panią telefonicznie bądź za pośrednictwem wiadomości e-mail w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu lub adresu e-mail — bez tych danych Hotel nie jest w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego lub wysłać potwierdzenia rezerwacji.

7. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Nie przekazujemy Państwa danych osobowych poza teren unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

8. Uprawnienia dotyczące przetwarzania Pana/Pani danych osobowych

Informujemy, że przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych
3. prawo do usunięcia danych
4. ograniczenia przetwarzania danych
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
6. prawo do przenoszenia danych
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważa Pan/Pani, że przetwarzamy Pana/Pani dane niezgodnie z prawem, może Pan/Pani złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

W każdej chwili ma Pan/Pani prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pana/Pani zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pana/Pani zgody przed jej wycofaniem.

W przypadku chęci realizacji powyższych praw, prosimy o kontakt osobisty, za pośrednictwem poczty tradycyjnej bądź drogą e-mail z wykorzystaniem następujących danych:

Kolejowy Klub Wodny 1929 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Księcia Józefa 24a, 30-206 Kraków.

e-mail: marketing@hotelvistula.pl

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy wobec Pana/Pani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.